Program Skład Opału umożliwia prowadzenie ewidencji dystrybucji węgla "samorządowego" ("gminnego"), zgodnie z Ustawą z dnia 27 października 2022 r. o zakupie preferencyjnym paliwa stałego dla gospodarstw domowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 2236). Na podstawie ww. Ustawy oraz wymagań odbiorców (zarówno składów opału, jak i gmin), w programie zrealizowano trzy scenariusze:
W programie zastosowano osobny magazyn węgla gminnego oraz dokumenty wydania. Dokument wydania wystawiać należy na podstawie zaświadczenia lub faktury z gminy uprawnionym odbiorcom. Udostępniono także raporty, które umożliwiają rozliczanie się z gminą (ewidencja dokumentów wydania, ewidencja nabywców i inne).
Scenariusz dotyczy sytuacji, gdy dany skład w imieniu gminy będzie uprawniony do sprzedaży węgla preferencyjnego. W programie zastosowano osobny magazyn węgla gminnego oraz możliwość wystawiania faktur sprzedaży ze zwolnieniem z podatku akcyzowego dla gospodarstw domowych wraz z wystawianiem świadectw jakości oraz oświadczeń o kraju pochodzenia węgla. Uwaga! Istnieje także możliwość wprowadzenia do programu danych gminy, jako podmiotu który dokonuje sprzedaży węgla preferencyjnego i całkowite oddzielenie magazynu oraz dokumentacji.
Gmina jako użytkownik programu może prowadzić ewidencję sprzedaży węgla preferencyjnego, magazyn, wystawiać faktury ze zwolnieniem z podatku akcyzowego, świadectwa jakości paliw stałych oraz oświadczenia o kraju pochodzenia węgla. Dalsza dystrybucja może być zlecana podmiotom trzecim, które realizują ją za pomocą programu Skład Opału wg scenariusza pierwszego.
Gmina lub inny podmiot prowadzący sprzedaż preferencyjnego paliwa stałego zgodnie Ustawą z dnia 27 października 2022 r. o zakupie preferencyjnym paliwa stałego dla gospodarstw domowych, korzysta ze zwolnienia od podatku akcyzowego. Sprzedaż węgla preferencyjnego ze zwolnieniem z podatku akcyzowego jest możliwa w programie Skład Opału. Faktura sprzedaży zawiera oświadczenie o przeznaczeniu węgla dla gospodarstw domowych korzystających z zakupu preferencyjnego. W programie prowadzona jest osobna ewidencja sprzedaży węgla preferencyjnego, w tym magazyn oraz raporty.
Jeżeli prowadzisz bezgotówkową dystrybucję węgla samorządowego, w celu jej udokumentowania i umożliwienia rozliczania z gminą stosuj Dokumenty wydania. Dokument wydania zawiera dane odbiorcy, numer zaświadczenia lub faktury z gminy, rodzaj oraz ilość wydanego węgla, a także dowolne adnotacje. W trakcie wystawiania dokumentu wydania, program informuje także ile węgla preferencyjnego wydano już danej osobie. Numeracja dokumentów wydania jest niezależna i może być prowadzona w formacie rocznym lub miesięcznym. Skrót (prefiks) przed numerem może być ustalony dowolnie w opcjach programu. Dokument wydania jest dokumentem magazynowym, czyli każdorazowe wydanie towaru z magazynu o nazwie Węgiel (gmina) powoduje jego zdjęcie ze stanu oraz uwzględnienie ewidencji magazynowej (obrocie magazynowym). Wzór dokumentu został uzgodniony na podstawie wywiadów prowadzonych z właścicielami składów opałów oraz urzędnikami samorządowymi i - wraz z dedykowanymi raportami - może stanowić podstawę do rozliczeń pomiędzy stronami dystrybucji węgla preferencyjnego.
