Program do sprzedaży węgla wyrobów węglowych

Program Skład Opału – krok po kroku

Jeśli zainstalowałeś już wersję demonstracyjną programu na swoim komputerze, poniżej znajdziesz informacje które ułatwią Ci rozpoczęcie pracy z programem. Poniższy poradnik stanowi uzupełnienie do instrukcji obsługi programu oraz pozostałych informacji dotyczących ewidencji wyrobów węglowych, zawartych na naszej stronie internetowej.

Podaj dane swojej firmy

W tym celu wejdź do menu Opcje – Dane firmy i podaj nazwę oraz dane adresowe swojej firmy. Program wstawiać je będzie do wszystkich drukowanych dokumentów. W polach Oddział podaj adres oddziału (lub jeszcze raz siedziby, jeśli nie posiadasz oddziału).

Dodaj asortyment do cennika

W cenniku aktualnie znajdują się przykładowe pozycje, ale możesz je usunąć lub zmodyfikować. Wejdź do cennika (przycisk Cennik lub klawisz F6) i dodaj pozycję (przycisk Dodaj). Jeśli to węgiel, koniecznie zaznacz opcję Wyrób węglowy. Oprócz wyrobów węglowych w programie możesz prowadzić sprzedaż każdego innego asortymentu – wystarczy że dodasz go do cennika. W cenniku możesz podać cenę netto, brutto lub pozostawić pole ceny puste i podawać ją na bieżąco w trakcie sprzedaży. Jeżeli podasz cenę brutto to pamiętaj, że musisz wliczyć w nią VAT, ale już nie akcyzę (program sam ją doliczy, gdy nie jest to sprzedaż zwolniona). Jeżeli podasz cenę netto, program sam będzie obliczał i dodawał VAT oraz akcyzę. Pamiętaj, że (niestety) nasz system podatkowy nakazuje doliczać akcyzę do ceny netto.

Przyjmij towar na magazyn

Aby przyjąć towar na magazyn wystaw dokument PZ (przyjęcie z zewnątrz) lub zarejestruj fakturę zakupu (przycisk Faktura – opcja ZAKUP). Rejestracja faktur zakupu umożliwi programowi tworzenie ewidencji zakupu VAT i związanej z nią deklaracji VAT-7. Towar pojawi się w magazynie – sprawdzisz to w zakładce Magazyn. Aby sprzedać towar wystaw fakturę lub paragon fiskalny – po wystawieniu tych dokumentów towar automatycznie zejdzie z magazynu. Towar możesz także wydać dokumentem WZ (wydanie na zewnątrz), oraz – jeśli używasz wyrobów węglowych na własny użytek – dokumentem RW (rozchód wewnętrzny).

dokumenty magazynowe program skład opału sprzedaż wyrobów węglowych

Wystawianie paragonu

W programie osobno wystawiamy paragony na wyroby węglowe, a osobno na inny (dowolny) asortyment. Wynika to z tego, że sprzedaż wyrobów węglowych odbywa się na innych zasadach (podatek akcyzowy). Paragony te są także (dla porządku) odseparowane od siebie (osobne tabele). Paragony na towary nie węglowe wystawiamy bezpośrednio z cennika. Paragony na wyroby węglowe wystawiamy w dedykowanym oknie – przycisk Paragon lub klawisz F8. Do paragonu węglowego możesz oczywiście dodawać inne dowolne pozycje, np. transport. W tym celu otwórz cennik i wyłącz filtr towaru – krzyżyk w prawym, górnym rogu cennika – ukażą się wtedy wszystkie towary i usługi. Aby dodać pozycję do paragonu węglowego otwórz najpierw okno paragonu (klawisz F8), a następnie wejdź do cennika. Wybierz towar i naciśnij przycisk Dodaj do paragonu węglowego. Dodawać pozycje możesz jeszcze szybciej – w oknie paragonu znajduje się belka rozwijana z pozycjami z cennika. Możesz nawet wpisać kilka pierwszych słów towaru, a program sam go odnajdzie. I to wszystko bez wchodzenia do cennika. Jeżeli nabywcą jest podmiot uprawniony do zwolnienia z podatku akcyzowego (np. osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, dokonująca zakupu węgla na cele opałowe) to dodaj dane tej osoby do bazy klientów w programie. Pamiętaj, aby podać także PESEL i nr dowodu tożsamości, gdyż wymagają tego przepisy. Gdy wydrukujesz paragon, program automatycznie przygotuje gotową do wydruku fakturę z oświadczeniem o przeznaczeniu wyrobów węglowych. I to wszystko.

Drukarka fiskalna

Program współpracuje z drukarkami fiskalnymi kilku producentów – aktualną listę podajemy w instrukcji obsługi (menu Pomoc w programie). Paragony fiskalne możesz także rejestrować w programie (jeśli wolisz lub musisz drukować paragony na kasie fiskalnej). Rejestracja paragonu przebiega tak samo jak jego wystawienie, ale zamiast dokonać wydruku program zapyta tylko o jego numer. Dzięki rejestracji paragonów, program zdejmie towar z magazynu i uwzględni je w raportach.

Wystawianie faktur

Dobrą praktyką jest rozpoczynanie od odnalezienia klienta w bazie lub dodatnia klienta (jeśli go jeszcze nie ma). Dlatego zakładka Klient występuje jako pierwsza w programie. Wpisz np. NIP, nazwę lub nazwisko w polu wyszukiwania i naciśnij klawisz Enter. Kolejne naciśnięcie klawisza Enter kontynuuje wyszukiwanie. Po odnalezieniu klienta można przystąpić do sporządzania faktury. Odbywa się to niemal dokładnie tak samo jak przy paragonie, czyli wybierasz towar z cennika, z listy rozwijanej lub wpisując kilka liter jego nazwy. W przypadku wyrobów węglowych wskazujesz jeszcze tylko czy to sprzedaż zwolniona z podatku akcyzowego czy nie – gdy klikniesz na napis Zwolnienie z akcyzy, program wyświetli listę podmiotów uprawnionych do zwolnienia. Faktura ze zwolnieniem z akcyzy zawiera dodatkowe informacje, jak np. sposób wykorzystania wyrobów węglowych oraz oświadczenie, że nabywca spożytkuje je w deklarowany sposób. Oczywiście nie musisz tego w żaden sposób weryfikować – to klient składając oświadczenie przejmuje na siebie odpowiedzialność. Nie musisz się martwić, że na fakturze będzie czegoś brakować – program sporządza faktury zgodne przepisami i dodaje wszystkie niezbędne informacje. W przypadku naliczenia akcyzy nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych kroków – program doliczy podatek akcyzowy wg obowiązujących stawek. Jak odnaleźć fakturę? Wszystkie dokumenty, jakie wystawisz w programie zapisywane są w bazie danych, a dostęp do nich uzyskasz poprzez dedykowane tabele (menu Tabele). Po wybraniu dokumentu w tabeli możesz go edytować, podejrzeć, wydrukować lub usunąć. Poprzez tabele wystawisz także fakturę korygującą lub świadectwo jakości paliw stałych.

faktura na węgiel z akcyzą program

Masa w kg na fakturze

W przypadku sprzedaży zwolnionej z akcyzy, na fakturze musi zostać podana informacja o masie w kg. Powoduje to jednak konieczność przeliczenia i zaokrąglenia cen jednostkowych, w wyniku czego wartość towaru może być inna niż w przypadku podania masy w Mg (tonach).

Cena (cennikowa): 416,00 zł netto za Mg
Cena po przeliczeniu: 416 / 1000 = 0,416 = 0,42 zł netto za kg

W programie zastosowano rozwiązanie tego problemu polegające na tym, że w przypadku faktur z oświadczeniem program automatycznie dodaje informację o masie w kg (obok nazwy towaru). Możemy więc pozostać przy Mg i uniknąć konieczności przeliczania cen jednostkowych.

Zwolnienie z akcyzy, a odmowa okazania dokumentu

Jeżeli klient odmówi okazania dokumentu tożsamości i/lub podania numeru PESEL, nie blokuje to oczywiście możliwości sprzedaży wyrobów węglowych. W przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wystarczy wystawienie paragonu fiskalnego, a w przypadku innych podmiotów faktury bez oświadczenia o przeznaczeniu wyrobów węglowych. Klient taki musi jedynie pogodzić się z koniecznością doliczenia podatku akcyzowego.

Świadectwo jakości paliw stałych

Świadectwo możesz wystawić w każdej chwili (menu Węgiel), jednakże program drukuje świadectwa automatycznie wraz z dokumentami sprzedaży (fakturą, paragonem). Warto wcześniej utworzyć szablony świadectw na podstawie certyfikatów otrzymanych od dostawcy. Wtedy przy sprzedaży wystarczy już tylko wybrać szablon i nie trzeba podawać wszystkich parametrów jakościowych węgla. To bardzo przyspiesza proces sprzedaży. Aby jeszcze wszystko przyspieszyć możesz powiązać szablon świadectwa z pozycjami w cenniku! Świadectwo musisz wydać do każdej sprzedaży i osobno do każdej pozycji węglowej na fakturze lub paragonie oraz wręczyć je klientowi. Kary za niedopełnienie tego obowiązku są niestety wysokie, jednakże nie musisz zbierać oświadczeń o wydaniu oświadczenia klientowi i nie ma obowiązku składania podpisu na tym dokumencie przez klienta. Nie musisz drukować dwóch egzemplarzy świadectwa: jeden egzemplarz wydajesz klientowi, drugi jest automatycznie zapisywany w programie w postaci elektronicznej (menu Tabele).

Stan kasy i raporty kasowe

Program cały czas monitoruje przepływ gotówki przy wystawianiu dokumentów gotówkowych. O aktualnym stanie gotówki w kasie informuje na dolnej belce okna głównego. Możesz także wydrukować raport kasowy za dowolny okres (menu Kasa). Jeśli nie chcesz, aby program liczył gotówkę wyłącz tę opcję w menu Opcje – Opcje programu – Program.

Stan magazynu

Aktualny stan magazynu zawsze sprawdzisz w zakładce Magazyn. Możesz także wydrukować stan magazynu wszystkich towarów oraz bardzo szczegółowy raport o nazwie Rejestr magazynowy, który obrazuje przepływ towaru oraz zmiany wartości towaru. Zwróć uwagę, że gdy dokonasz edycji jakiegoś dokumentu magazynowego (lub go usuniesz) to program zapyta, czy wykonać synchronizację stanu magazynowego. To ważne, gdyż po zmianie trzeba na nowo przeliczyć stan magazynowy i wartość towaru. Nie martw się jednak – wszystko odbywa się automatycznie. Jeżeli dokonujesz zmian na większej liczbie dokumentów to możesz odroczyć synchronizację, ale do tego czasu stany i wartości będą zerowe. Program uniemożliwi także sprzedaż towaru poniżej stanu magazynowego (o ile nie zmieniono tej opcji: menu Opcje – Opcje programu – Magazyn). Program oblicza wartość towaru na podstawie uśrednionej jednostkowej średniej ważonej ceny ewidencyjnej. Metoda ta eliminuje niedoskonałości metod FIFO i LIFO w sytuacji dużej rozbieżności cen nabycia, która przy stosowaniu metody średniej ważonej ceny ulega wyrównaniu. Skutkuje to najbardziej wiarygodnym wynikiem finansowym. Ustawa o rachunkowości dopuszcza tę metodę jako pełnoprawną metodę wyceny rozchodu zapasów magazynowych. Ustalenie nowej ceny odbywa się zawsze przy przyjęciu towaru (dokumentem PZ, fakturą zakupu), a zmiany tych cen możesz prześledzić w raporcie Rejestr magazynowy.

magazyn wyrobów węglowych program skład opału

Konta pracowników

Jeżeli zatrudniasz pracowników, którzy będą pracować z programem (prowadzić sprzedaż) utwórz ich konta w programie. Pracownik będzie musiał zalogować się do programu za pomocą hasła i wszelkie dokumenty jakie wystawi będą oznaczone jego nazwiskiem. Najważniejszą korzyścią jaka wiąże się z kontami pracowników jest jednak możliwość ustalenia uprawnień do wielu czynności wykonywanych w programie. To np. blokada edycji i usuwania dokumentów czy zmiana treści klauzul RODO. Konta pracowników oraz opcje uprawnień znajdują się w menu Pracownicy.

Ochrona danych osobowych / RODO

Formularz RODO może być drukowany przez program automatycznie, gdy dodajesz nowego klienta do bazy programu. Nie musisz dodawać klauzul o ochronie danych osobowych do każdego dokumentu z osobna (np. faktury) – wystarczy że klient podpisze formularz jeden raz, gdy po raz pierwszy zjawia się u Ciebie. W zakładce Klient znajduje się pod zakładka RODO. W odpowiednich polach dodaliśmy już standardowe klauzule (administrator danych osobowych, cel zbierania danych i inne), jednak możesz zmienić ich teść. Jeśli przesuniesz suwak na sam dół i zaznaczysz opcję Drukuj automatycznie, program będzie drukował formularz za każdym razem, gdy dodasz nowego klienta do bazy. Przy każdym kliencie, który podpisał formularz RODO, pojawi się zielona tarcza (także w tabeli klientów). Program ponumeruje także formularze, tak aby można je było łatwo odnaleźć w razie kontroli (wystarczy odnaleźć klienta w bazie i sprawdzić nr formularza). Pamiętaj, że po wydrukowaniu formularza i podpisaniu go przez klienta, jego treść nie może już zostać zmieniona, chyba że klient podpisze nowy formularz. Dlatego program blokuje podpisany formularz, tak aby nie można już było przypadkowo zmienić jego treści (ale oczywiście można go odblokować). Formularz RODO musi być wydany do podpisania każdemu nowemu klientowi (osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) oraz zachowany w archiwum. Kary za niedopełnienie tego obowiązku są niestety dotkliwe.

Archiwizacja

Za każdym razem, gdy zamykasz program ukazuje się okno archiwizacji. Zawsze należy zakładać, że kiedyś nasz komputer ulegnie awarii, która spowoduje całkowitą utratę danych, dlatego wprowadziliśmy do programu funkcję automatycznej archiwizacji. Wystarczy, że wskażesz miejsce gdzie program ma przechowywać kopię bazy danych. To może być np. dysk D: albo PenDrive USB. Jednak najlepszym miejscem do przechowywania kopi jest chmura, czyli zdalny serwer. Dlaczego? Gdyż nawet dysk D: może ulec awarii lub zawirusowaniu, podobnie jak PenDrive. Komputer może także zostać skradziony, a wtedy dane możemy odzyskać tylko z chmury. Na początek wskaż miejsce, gdzie program będzie kopiował bazę, a potem zaznacz opcję Wyślij do chmury. Kopia może być wykonywana za każdym razem, gdy zamykasz program lub w tle, w trakcie pracy, o określonej godzinie. Odpowiednie opcje znajdziesz w menu Opcje – Opcje programu – Archiwizacja.

Remanent

Jeżeli dopiero rozpoczynasz pracę z programem i chcesz wprowadzić aktualny stan magazynowy do programu, wprowadź go w postaci spisu z natury (remanentu). Mając już spis, wejdź do remanentu (zakładka Magazyn – przycisk Remanent) i podaj ilości (towary muszą już być dodane do cennika – wtedy ukażą się także w remanencie). Ten właśnie pierwszy remanent będzie pełnił funkcję bilansu otwarcia. Wartości nie trzeba podawać, ale jest to konieczne aby program mógł na bieżąco wyliczyć średnią ważoną cenę jednostkową, a tym samym wartość towaru w magazynie.

Jednolite Pliki Kontrolne

Program sporządza Jednolite Pliki Kontrolne JPK_VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży VAT) oraz JPK_FA (faktury VAT). Funkcję znajdziesz w zakładce Raporty. Sprzedaż paragonowa (sumarycznie) uwzględniana jest w ewidencji sprzedaży VAT, deklaracji VAT-7 oraz JPK_VAT. Za pomocą pliku JPK_FA możesz wyeksportować wszystkie faktury do systemu księgowego (umożliwiającego import faktur z tego pliku). Nie należy dokonywać importu faktur poprzez plik JPK_VAT, gdyż plik ten nie zawiera faktur które zostały sporządzone do paragonów fiskalnych (zgodnie z wymogami deklaracji VAT-7, ujęta jest jedynie suma sprzedaży paragonowej). Zaznaczenie opcji + Ewidencja spowoduje, że przed wygenerowaniem pliku JPK program przedstawi raport dokumentów, jakie zostały zawarte w tym pliku. Plik może zostać od razu wysłany na adres e-mail np. do biura podatkowego.