Program do sprzedaży węgla wyrobów węglowych

Ewidencja wyrobów węglowych

2019

Ewidencja wyrobów węglowychProwadzisz lub planujesz otwarcie punktu sprzedaży węgla? Ten poradnik jest zatem dla Ciebie. Omówimy aspekty prawne i księgowe tej działalności, a przede wszystkim wyjaśnimy jak prawidłowo prowadzić ewidencję sprzedaży wyrobów węglowych przez pośredniczący podmiot węglowy. Omówimy m.in. proces sprzedaży wyrobów węglowych ze zwolnieniem od akcyzy, z naliczeniem akcyzy, prowadzenie ewidencji, zestawień i deklaracji do Urzędu Skarbowego. Wskażemy także jakie cechy powinno mieć oprogramowanie komputerowe dedykowane tej branży.

Polska należy do tych krajów europejskich, w których węgiel nadal pozostaje najważniejszym paliwem opałowym gospodarstw domowych. Stanowi także najważniejsze paliwo energetyczne w przemyśle. Jeżeli masz obawy dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży lub kwestia ta stanowi dla Ciebie lub Twoich pracowników problem (także czasowy), zachęcamy do dalszej lektury artykułu – skupimy się w nim wyłącznie na praktyce prowadzenia tego typu działalności w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy oraz doświadczenie.

Sprzedaż wyrobów węglowych wymaga prowadzenia ścisłej ewidencji wynikającej z faktu nałożenia podatku akcyzowego na wszystkie produkty energetyczne wykorzystywane do celów opałowych. Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży wyrobów węglowych wynika z Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (dalej będziemy używać określenia USTAWA). Wyroby węglowe podzielono na trzy grupy nadając im następujące kody nomenklatury scalonej (system umożliwiający identyfikację towarów w obrocie międzynarodowym):

CN 2701 Węgiel; brykiety, brykietki i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla.
CN 2702 Węgiel brunatny (lignit), nawet aglomerowany, z wyłączeniem gagatu.
CN 2704 00 Koks i półkoks, z węgla, węgla brunatnego (lignitu) lub torfu, nawet aglomerowany; węgiel retortowy.

Ustawodawca wprowadzając obowiązek opodatkowania sprzedaży wyrobów węglowych podatkiem akcyzowym wprowadził jednocześnie system zwolnień z akcyzy w przypadku przeznaczenia węgla do celów opałowych. Lista podmiotów zwolnionych z podatku akcyzowego została zawarta w art. 31a. Ustawy. Przy zachowaniu określonych procedur, które opiszemy w dalszej części artykułu, sprzedaż wyrobów węglowych nie jest obciążona podatkiem akcyzowym w przypadku następujących odbiorców (bądź procesów):

  • Gospodarstwo domowe.
  • Proces produkcji energii elektrycznej.
  • Proces produkcji wyrobów energetycznych.
  • Organ administracji publicznej.
  • Jednostka Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.
  • Podmiot systemu oświaty (…)
  • Żłobek i klub dziecięcy (…).
  • Podmiot leczniczy (…).
  • Jednostka organizacyjna pomocy społecznej (…).
  • Organizacje (…) o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
  • Przewóz towarów i pasażerów koleją.
  • Łączne wytwarzanie ciepła i energii elektrycznej.
  • Prace rolnicze, ogrodnicze, hodowla ryb, leśnictwo.
  • Procesy mineralogiczne, elektrolityczne i metalurgiczne oraz redukcja chemiczna.
  • Zakład energochłonny wykorzystujący wyroby węglowe.

Obowiązek prowadzenia całej dokumentacji związanej z wprowadzeniem podatku akcyzowego na wyroby węglowe oraz systemu zwolnień od akcyzy, spadła na Pośredniczące podmioty węglowe, czyli sprzedawców. Jednakże prowadzenie ewidencji sprzedaży wyrobów węglowych nie musi stanowić problemu, pod warunkiem zastosowania odpowiedniego i sprawdzonego programu przeznaczonego do tego celu. Ewidencję można nadal prowadzić w formie papierowej, jednakże jest to proces bardzo czasochłonny.

Proces sprzedaży wyrobów węglowych ze zwolnieniem z podatku akcyzowego.

DEFINICJA Ustawa wprowadza następujące definicje: Finalny odbiorca węglowy: podmiot zwolniony z podatku akcyzowego. Pośredniczący podmiot węglowy: podmiot dokonujący sprzedaży wyrobów węglowych Finalnemu nabywcy węglowemu.

Oświadczenie o sposobie wykorzystania wyrobów węglowych.

Od dnia 1 stycznia 2019 r. dokumentem uprawniającym do zwolnienia z podatku akcyzowego wyrobów węglowych dla Finalnego odbiorcy węglowego jest Oświadczenie o sposobie wykorzystania wyrobów węglowych. Zamiennie stosowana jest także nazwa Oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych. Ustawodawca nie określił wzoru tego dokumentu, jednakże dobrą praktyką jest stosowanie wzoru obowiązującego wcześniej Dokumentu dostawy, gdyż zakres informacji na obu tych dokumentach jest niemal identyczny. Oświadczenie może mieć formę osobnego dokumentu dołączanego do zwykłej faktury lub może zostać zawarte na fakturze. Biorąc pod uwagę, iż w przypadku sprzedaży zwolnionej istnieje teraz obowiązek wystawienia faktury, druga opcja jest bardziej praktyczna. Oświadczenie musi zawierać m.in. przeznaczenie wyrobów węglowych uprawniające do zwolnienia z akcyzy oraz – w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – nr PESEL wraz z  nazwą i numerem dokumentu tożsamości. Tym samym powstaje wymóg okazania takiego dokumentu przez nabywcę. Faktura z oświadczeniem musi ponadto zawierać masę wyrobów węglowych wyrażoną w kilogramach. Obowiązek uzyskania od nabywcy Oświadczenia nie dotyczy sprzedaży wyrobów węglowych w ilości nieprzekraczającej 200 kg jednorazowo. Więcej informacji na ten zasad wystawiania oświadczeń zawarto na tej stronie.

WSKAZÓWKA Program komputerowy służący do prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych bezwzględnie powinien drukować poprawne oświadczenia o sposobie wykorzystania wyrobów węglowych oraz faktury z oświadczeniem. Dodatkową zaletą jest sporządzanie faktur do paragonów fiskalnych.

Dokument dostawy wyrobów węglowych *

* UWAGA Od 1 stycznia 2019 r. Dokument dostawy wyrobów węglowych został zastąpiony Oświadczeniem o sposobie wykorzystania wyrobów węglowych.

Dokumentem, który uprawnia do zwolnienia z podatku akcyzowego przy sprzedaży wyrobów węglowych dla Finalnego odbiorcy węglowego jest Dokument dostawy wyrobów węglowych. Wzór tego dokumentu zawarto w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2015 r. w sprawie dokumentu dostawy. Dokument dostawy (DD) należy wystawić w 2-ch egzemplarzach zawsze przy sprzedaży zwolnionej z akcyzy. W praktyce, dobre oprogramowanie komputerowe powinno automatycznie przygotować i wydrukować DD wraz z paragonem fiskalnym. Nie w każdym przypadku wystawienie DD jest konieczne do udokumentowania sprzedaży zwolnionej z akcyzy. W pierwszym przypadku DD może zostać zastąpiony fakturą, o ile spełni ona określone wymagania (art. 32 pkt. 10 Ustawy), czyli zawiera takie same dane, jakie są wymagane dla dokumentu dostawy (przede wszystkim przeznaczenie uprawniające do zwolnienia). Faktura taka zastępuje Dokument dostawy i nie ma potrzeby jego dodatkowego wystawiania. Z praktyki wynika, iż warto oznaczyć taką fakturę napisem „Dokument dostawy” (w dowolnym miejscu). Drugi przypadek dotyczy sprzedaży wyrobów węglowych w ilości nieprzekraczającej 200 kg jednorazowo (przy nabyciu na terytorium kraju przez nabywcę korzystającego ze zwolnienia). Należy pamiętać, że nabywca (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) uprawniony do zwolnienia z akcyzy przy nabyciu wyrobów węglowych, jest zobowiązany do okazania dowodu tożsamości (art. 32 pkt. 12 Ustawy), a dane osobowe zawarte w dowodzie muszą być zgodne z danymi naniesionymi na dokument dostawy.

WSKAZÓWKA W obu przypadkach oprogramowanie komputerowe powinno umożliwiać szybki wybór odpowiedniej opcji, przeznaczenia wyrobów węglowych oraz przygotować fakturę zastępującą DD.

Osobną kwestię stanowi Ewidencja wyrobów węglowych w formie zbiorczego raportu, Zestawienie dokumentów dostawy do Urzędu Skarbowego oraz deklaracja podatkowa AKC-WW, co zostanie omówione w dalszej części artykułu.

Sprzedaż wyrobów węglowych z naliczeniem podatku akcyzowego.

W przypadku sprzedaży wyrobów węglowych podmiotowi nie uprawnionemu do zwolnienia z podatku akcyzowego, do ceny netto wyrobu należy doliczyć akcyzę. Stawka podatku akcyzowego dla wyrobów węglowych przeznaczonych do celów opałowych określana jest na podstawie wartości opałowej paliwa i wynosi 1,28 zł / GJ. Kaloryczność (wyrażona w gigadżulach) oraz wartość podatku akcyzowego dla poszczególnych rodzajów wyrobów węglowych wynosi:

GJ / Mg * zł / Mg *
CN 2701 23,8 30,46
CN 2702 8,6 11,01
CN 2704 00 27,5 35,20

* Mg / megagram / 1000 kg / tona

Wiele osób wyraża zaniepokojenie faktem, iż podatek akcyzowy doliczany jest do ceny sprzedaży netto wyrobu węglowego. Obawy te mają swoje uzasadnienie z powodu zaistnienia podwójnego opodatkowania. Jednakże zgodnie z obowiązującym prawem, podatek akcyzowy na wyroby węglowe w przypadku sprzedaży podmiotom nie mającym prawa do zwolnienia, należy doliczać właśnie do ceny sprzedaży netto. Podstawa prawna: art. 29. pkt. 20 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (…) W przypadku dostawy przez podatnika towaru podlegającego opodatkowaniu podatkiem akcyzowym podstawą opodatkowania objęta jest również kwota tego podatku. (…)

WSKAZÓWKA Warto zwrócić uwagę na to, żeby aplikacja komputerowa przeznaczona do sprzedaży wyrobów węglowych przedstawiała wartość podatku akcyzowego w osobnej kolumnie faktury (analogicznie do podatku VAT), a także wstawiała stawki akcyzy np. pod tabelą faktury – nabywca nie będzie miał wtedy wątpliwości co do wysokości naliczonego podatku.

Deklaracja podatkowa AKC-WW.

Pośredniczący podmiot węglowy, dokonujący sprzedaży wyrobów węglowych z naliczeniem podatku akcyzowego jest zobowiązany do złożenia w Urzędzie Skarbowym deklaracji dla podatku akcyzowego od wyrobów węglowych, oznaczonej symbolem AKC-WW. Deklarację należy złożyć w terminie do 25 dnia miesiąca. Sporządzenie deklaracji wymaga podsumowania mas sprzedanych wyrobów węglowych z podziałem na kody CN, wyliczenia ich wartości opałowej oraz samego podatku akcyzowego. Istotnym ułatwieniem jest możliwość wysłania deklaracji do US przez Internet za pośrednictwem systemu e-Zefir (puesc.gov.pl/e-zefir), także bez posiadania podpisu kwalifikowanego (podpis elektroniczny służący do podpisywania dokumentów – wymaga wykupienia certyfikatu oraz jego regularnego odnawiania). W tym przypadku niezbędne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania komputerowego, dzięki któremu cały proces przebiega o wiele szybciej niż w przypadku samodzielnego wypełniania, obliczania podatku i wysyłki deklaracji pocztą.

WSKAZÓWKA Oprogramowanie komputerowe służące do prowadzenia sprzedaży wyrobów węglowych powinno automatycznie generować wypełnioną deklarację AKC-WW (na podstawie zgromadzonej w programie dokumentacji) zarówno w formie do wydruku, jaki w postaci pliku XML umożliwiającego wysłanie deklaracji poprzez Internet.

Świadectwo jakości paliw stałych.

Obowiązek wystawiania świadectw jakości paliw stałych został zawarty w art. 6c. 1. Ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Przedsiębiorca w momencie sprzedaży paliwa stałego wystawia dokument potwierdzający spełnienie przez paliwo wymagań jakościowych, zwany dalej świadectwem jakości. Wzór świadectwa został ściśle określony w Rozporządzeniu Ministra Energii z dnia 27 września 2018 r. w sprawie wzoru świadectwa jakości paliw stałych. W praktyce ręczne wystawianie świadectwa jakości przy każdej sprzedaży paliwa stałego jest bardzo uciążliwe. Z powodu konieczności podania wielu parametrów paliwa, wartości dopuszczalnych, danych adresowych i innych, może to wręcz sparaliżować ruch w punkcie sprzedaży. Wskazane jest zatem korzystanie z programu, który zautomatyzuje ten proces i wykluczy pomyłki.

WSKAZÓWKA Oprogramowanie komputerowe służące do prowadzenia sprzedaży wyrobów węglowych powinno automatycznie drukować wypełnione świadectwo jakości. Powinno także umożliwiać stworzenie dowolnej liczby gotowych świadectw, tak aby ich wystawianie odbywało się bezzwłocznie i nie blokowało procesu sprzedaży. Program powinien także automatycznie wypełniać rubryki wartości dopuszczalnych dla danego paliwa, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Energii z dnia 27 września 2018 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw stałych.

Ewidencja wyrobów węglowych.

Pośredniczący podmiot węglowy dokonujący sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu jest zobowiązany do prowadzenia ścisłej ewidencji sprzedaży wyrobów akcyzowych (art. 138i. Ustawy). Pod pojęciem Ewidencji wyrobów węglowych należy rozumieć całą dokumentację, na którą składa się sprzedaż wyrobów akcyzowych oraz zestawienie zbiorcze, zawierające określone w Ustawie dane z możliwością jego wydruku za okres min. 1 miesiąca. Ewidencja może być prowadzona w formie elektronicznej (w programie komputerowym). Ze względu na ilość wymaganych dokumentów oraz złożoność przepisów prawnych, nie polecamy prowadzenia jej w formie tradycyjnej (papierowej). Wymaga to ogromnego zaangażowania czasowego, co zwykle odbywa się kosztem pracy zarobkowej.

UWAGA! 1-go marca 2017 r. nastąpiło rozdzielenie kompetencji kontrolnych urzędów celnych – ich rolę przejęły nowo utworzone urzędy celno-skarbowe podlegające Naczelnikom urzędów skarbowych. Innymi słowy, zestawień nie kierujemy już do urzędów celnych, a do urzędów skarbowych.

Program komputerowy dla punktów sprzedaży wyrobów węglowych oprócz gromadzenia całej dokumentacji, powinien generować szereg zestawień zbiorczych, zgodnych z wymogami zawartymi w Ustawie:

  • Ewidencję wyrobów węglowych (art. 138i. ust. 1 pkt. 1 Ustawy), zawierającą zestawienie faktur, z których wynika zapłata należności za wyroby węglowe przeznaczone do celów opałowych, o których mowa w art. 31a ust. 1 Ustawy, sprzedane przez pośredniczący podmiot węglowy, na podstawie której wyroby te zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu. Nie ma obowiązku jego sporządzania cyklicznie oraz wysyłania do Urzędu Skarbowego bez wezwania.
  • Ewidencję użytych wyrobów węglowych (art. 138i. ust. 1 pkt. 2 Ustawy), zawierającą ilość użytych wyrobów węglowych przez pośredniczący podmiot węglowy w ramach zwolnień oraz użytych do celów nie objętych zwolnieniem. W praktyce raport ten wykonuje się za okres roczny z podziałem na miesiące. Również nie ma obowiązku sporządzania tego raportu cyklicznie oraz wysyłania do Urzędu Skarbowego bez wezwania.
  • Zestawienie wystawionych dokumentów dostawy * (art. 138r. Ustawy – ZNIESIONY od 01.01.2019), zawierający wykaz wystawionych dokumentów dostawy określający datę wystawienia dokumentu dostawy, nazwę lub imię i nazwisko oraz adres siedziby albo miejsca zamieszkania odbiorcy wyrobów zwolnionych, kod CN i ilość wyrobów zwolnionych. UWAGA! Zestawienie to należy wysyłać do Urzędu Celno-Skarbowego co kwartał w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale, którego dotyczy zestawienie.

WSKAZÓWKA Oprócz powyższych oprogramowanie dedykowanie branży węglowej powinno mieć możliwość wykonania także innych raportów i zestawień nie określonych bezpośrednio w Ustawie, ale umożliwiających przegląd i kontrolę sprzedaży, jak np. ewidencję dokumentów sprzedaży z naliczonym podatkiem akcyzowym, a także raporty typowo księgowe jak np. ewidencję faktur, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT (w tym Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT) i inne.

Autor opracowania: Jakub Morawski

Prawa autorskie © Autor wyraża zgodę na kopiowanie powyższego opracowania pod warunkiem zalinkowania do źródła.