Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Nasze oprogramowanie jest zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur. KSeF to ogólnokrajowy system informatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane.

Ministerstwo Finansów już wielokrotnie przedkładało wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF. W pierwszej wersji obowiązek ten miał być wprowadzony już w roku 2023 i wtedy właśnie dostosowaliśmy nasze oprogramowanie do współpracy z systemem. Na dzień dzisiejszy wystawianie faktur poprzez KSeF ma jeszcze charakter dobrowolny, przy zastrzeżeniu iż jeżeli odbiorca faktury nie wyrazi zgody na jej otrzymanie poprzez KSeF, wystawca powinien przekazać dokument w tradycyjnej postaci, czyli w formie papierowej lub pliku PDF.

Logowanie do KSeF wymaga każdorazowego uwierzytelnienia za pomocą np. profilu zaufanego, co może być uciążliwe w codziennym użytkowaniu. Fakturowanie w dodatkowym systemie, który nie posiada funkcji charakterystycznych i niezbędnych dla danej baraży (złomowej, węglowej i innych) to kolejna uciążliwość dla przedsiębiorcy. Należy także wspomnieć, iż KSeF nie działa tak jak tradycyjne programy fakturujące - nie posiada np. listy faktur do wysłania, ani nie umożliwia poprawiania / edycji faktur. Pod wieloma względami jest to system nieintuicyjny. Pod względem użytkowym najlepszym rozwiązaniem jest więc pozostanie przy dotychczasowym oprogramowaniu, o ile tylko współpracuje ono z KSeF.

Jak wystawić e-Fakturę?

Współpraca ta polega na wygenerowaniu pliku XML e-Faktury przez program fakturujący i wysyłaniu go do KSeF. Obie te czynności powinny odbywać się automatycznie, odciążając Użytkownika z dodatkowych zadań. Wprowadź do programu Token, czyli numer identyfikujący konto Twojej firmy w KSeF (uzyskasz go po zalogowaniu do KSeF). Jest to czynność jednorazowa - program będzie mógł wysyłać e-Faktury na Twoje konto bez konieczności logowania. Następnie przygotuj fakturę dokładnie tak, jak dotychczas i kliknij na przycisk e-Fa w oknie faktury. Możesz także wydrukować fakturę, a do KSeF wysłać ją później z tabeli faktur. Program wyśle fakturę do kontrahenta poprzez Twoje konto w KSeF i odbierze UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru). Na koniec, po poprawnym wysłaniu i po otrzymaniu UPO naniesie na wydruk faktury jej kod QR. Kod QR stanowi "pieczęć" informującą i potwierdzającą wysłanie jej do KSeF i umożliwia podgląd e-Faktury po zeskanowaniu go za pomocą aparatu w telefonie.