Program do skupu złomu i surowców wtórnych

Ewidencja odpadów

22.07.2017

Prowadzisz lub planujesz otwarcie punktu skupu surowców wtórnych? Ten poradnik jest zatem dla Ciebie. Omówimy aspekty prawne i księgowe tej działalności, a przede wszystkim wyjaśnimy jak prawidłowo prowadzić ewidencję odpadów. Omówimy m.in. proces skupu, prowadzenie ewidencji, zestawień do Urzędu Marszałkowskiego oraz deklaracji do Urzędu Skarbowego. Wskażemy także jakie cechy powinno mieć oprogramowanie komputerowe dedykowane tej branży.

Najpierw wyjaśnijmy co kryje się pod pojęciem surowce wtórne. Najprościej rzecz ujmując są to wszelkie produkty nadające się do ponownego przetworzenia. Mogą to zatem być: metale kolorowe, złom stalowy, tworzywa sztuczne, makulatura i inne. Surowce wtórne zostały skatalogowane z podziałem na grupy i podgrupy w Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 9 grudnia 2014 r. w sprawie katalogu odpadów. Katalog ten stanowi podstawę klasyfikacji zbieranych surowców na wszelkich dokumentach dotyczących tego procesu. Wszystkie przyjmowane przez punkt surowce wtórne należy sklasyfikować w naszym oprogramowaniu zgodnie z katalogiem odpadów, czyli przypisać im 6 liczbowy kod (np. 17 04 02 dla aluminium). W praktyce, produktów podlegających pod jeden kod może być bardzo wiele i punkt skupuje je po różnych cenach (np. kod 17 04 01 określa grupę „Miedź, brąz, mosiądz”).

WSKAZÓWKA Oprogramowanie komputerowe służące do prowadzenia ewidencji skupu i sprzedaży surowców wtórnych powinno umożliwiać utworzenie cennika / katalogu z dowolną liczbą produktów podlegających pod jeden kod główny oraz nadanie tym produktom różnych cen skupu i sprzedaży.

Podstawowym dokumentem jaki należy wystawić przy przyjmowaniu surowców metalowych jest Formularz przyjęcia odpadów metali. Dokument ten wystawiamy wyłącznie w przypadku zbiórki od osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami. Dokumenty dotyczące osób prawnych oraz przedsiębiorców omówimy w dalszej części artykułu. Należy zwrócić uwagę, iż proces przyjmowania surowców wtórnych jest procesem zakupu określonego produktu. Podlega zatem opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilno-prawnych (PCC), a sam Formularz przyjęcia odpadów metali (FPO) należy traktować jak umowę sprzedaży (dawniej zwaną umową kupna-sprzedaży). Nie ma zatem potrzeby, aby wraz z FPO sporządzać osobną umowę sprzedaży, gdyż przez organy skarbowe FPO traktowany jest właśnie jako umowa.

Podatek od czynności cywilno-prawnych (PCC). Deklaracja PCC-3.

Podatkowi PCC podlegają wszystkie umowy sprzedaży od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeżeli podstawa opodatkowania przekracza 1000,00 zł. Z punktu widzenia podatkowego, Formularze przyjęcia odpadów oraz Dokumenty wewn. dokumentują czynność zakupu rzeczy. Sumowanie umów w celu ich ujęcia na jednej deklaracji PCC-3 jest niedozwolone. Do deklaracji PCC-3 nie dołączamy umowy, której dotyczy, sama deklaracja nie zawiera danych osoby sprzedającej i nie należy ich umieszczać w żadnym polu. Obowiązek podatkowy ciąży wyłącznie na kupującym, odliczanie PCC od ceny sprzedaży jest niedozwolone. Niedozwolone jest także sumowanie formalnie niezależnych transakcji od jednej osoby bez względu na okres, w którym miały miejsce (np. dzień, miesiąc). Podstawa prawna: art. 4. Ustawy z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych. „Obowiązek podatkowy (…) ciąży: 1) przy umowie sprzedaży – na kupującym (…)”.

Do każdej umowy sprzedaży na kwotę powyżej 1 tys. zł należy sporządzić deklarację PCC-3. Stanowi ona podstawę do opodatkowania i uwzględnić należy całkowitą wartość umowy. W sytuacji sprzedaży kilku produktów, podstawę opodatkowania stanowić będzie suma ich wartości. Innymi słowy opodatkowaniu podlega transakcja jako całość. W sytuacji gdy zawieramy jedną umowę, w której np. zawarto 20 elementów za łączną kwotę 3 tys. zł, zobowiązani jesteśmy do zapłaty PCC (2% od kwoty 2 tys. zł).

WSKAZÓWKA komputerowe służące do prowadzenia ewidencji skupu i sprzedaży surowców wtórnych powinno automatycznie obliczać kwotę PCC, informować o niej sprzedającego, a także sporządzać gotową do wydruku deklarację PCC-3 (oraz plik XML tej deklaracji) bez konieczności jakichkolwiek obliczeń przerzucanych na Użytkownika.

Formularz przyjęcia odpadów metali (FPO).

Jak wspomniano wyżej FPO wystawiamy zawsze przy przyjmowaniu surowców wtórnych od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (w 2-ch egzemplarzach). Wzór tego dokumentu zawarto w Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 9 grudnia 2013 r.

UWAGA! Na Polskim rynku istnieje kilka programów dedykowanych punktom skupu surowców wtórnych, jednakże nie wszystkie są rozwijane. Znamy wiele sytuacji, gdy Użytkownicy tych programów wystawiają nieaktualne już formularze, co naraża ich na kary finansowe ze strony Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska.

Dokument ten zawiera szczegółowe dane o przyjmowanym produkcie oraz dane osoby przekazującej. Ustawodawca uzasadnia wprowadzenie obowiązku sporządzania FPO stosunkowo częstym procederem sprzedaży złomu pochodzącego z kradzieży. Dlatego też przyjmujący jest zobowiązany do pobrania określonych danych, w tym adresu zamieszkania. Od 1 stycznia 2015 roku obowiązują nowe dowody osobiste nie zawierające adresu zameldowania. Jednakże brak adresu w dowodzie osobistym nie zwalnia z obowiązku podania adresu zamieszkania na Formularzu przyjęcia odpadów metali. Nie należy mylić zameldowania z pojęciem miejsca zamieszkania, o którym mowa w Ustawie o odpadach, a brak adresu w dowodzie osobistym nie stanowi przeszkody do przyjęcia surowców. Przyjmujący ma jednak obowiązek odmowy przyjęcia surowców, w przypadku nie uzyskania od oddającego adresu zamieszkania w formie słownego oświadczenia. Adres ten jest następnie potwierdzany podpisem na Formularzu, a jego weryfikacja nie należy do obowiązków przyjmującego. Przyjęcie surowców i wystawienie Formularza przyjęcia odpadów bez adresu, stanowi naruszenie przepisów przez punkt skupu surowców wtórnych. Dodatkowo konieczność zamieszczenia adresu zamieszkania na Formularzu przyjęcia odpadów warunkowana jest faktem, iż w świetle przepisów cywilno-prawnych stanowi on umowę sprzedaży. Podstawa prawna: art. 102. pkt. 1 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach. (…) Posiadacz odpadów prowadzący punkt zbierania odpadów metali jest obowiązany, do wypełniania formularza przyjęcia odpadów metali (…) Formularz (…) powinien zawierać w szczególności (…) adres zamieszkania (…).

Dokument wewnętrzny.

Zakup surowców wtórnych można także udokumentować Dowodem wewnętrznym. Zgodnie z par. 14 pkt. 2 Rozp. Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dokument wewnętrzny służy udokumentowaniu m.in. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych. Pod pojęciem ludności należy rozumieć osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, a więc zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów. Dopuszczalne jest zatem wystawienie dowodu wewn. w przypadku zakupu od ludności takich surowców jak np. złom stalowy, makulatura, butelki.

UWAGA! Nie ma obowiązku zawierania na dowodzie wewn. danych osobowych sprzedającego. Należy pamiętać, iż każda czynność kupna – sprzedaży od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej dla czynności zakupu na kwotę przekraczającą 1000,00 zł podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Sam dowód wewn. jest sposobem dokumentowania czynności kupna – sprzedaży, kupujący jest zatem zobowiązany do odprowadzenia PCC.

Karta przekazania odpadu (KPO).

Obowiązek ewidencjonowania ilości i rodzaju wytwarzanych odpadów wynika z art. 66 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 o odpadach. Na podstawowe dokumenty ewidencji odpadów składają się:

  • Karta przekazania odpadu (KPO).
  • Karta ewidencji odpadu (KEO).
  • „Zbiorcze zestawienie danych o odpadach”.

Obowiązek wystawienia KPO ciąży na wytwórcy odpadu (osób prawnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą). Wzory KPO oraz KEO zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 12 grudnia 2014 r. w sprawie wzorów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów.

WSKAZÓWKA Oprogramowanie komputerowe służące do prowadzenia ewidencji skupu i sprzedaży surowców wtórnych powinno umożliwiać sporządzenie KPO zarówno dostawy (w imieniu klienta), jak i wydania, w tym automatyczne sporządzanie KPO wraz z dokumentami PZ, WZ oraz fakturami zakupu i sprzedaży.

Karta przekazania odpadu może być wystawiania przy każdym przyjęciu i wydaniu odpadu (np. do faktury) lub w formie miesięcznej (zbiorczej), zawierającej zsumowane masy odpadów przekazanych przez dany podmiot (np. z kilku faktur). W drugim przypadku istnieje wymóg przekazywania odpadów za pośrednictwem tego samego transportującego odpady. KPO otrzymuje posiadacz odpadu przekazujący odpad, transportujący odpad (uznawany na ten czas jako posiadacz odpadu) oraz odbierający odpad. Drukujemy zatem 3 egzemplarze dokumentu. Transportującym i odbierającym może być ten sam podmiot, czyli punkt skupu surowców wtórnych (jeżeli posiada zezwolenie na transport odpadów). Należy pamiętać, iż na KPO powinien znajdować się NIP oraz REGON każdego podmiotu uczestniczącego w procesie przekazania odpadu, a masa odpadu (wyłącznie w megagramach z dokładnością do 4 miejsc po przecinku) musi zostać zsumowana w ramach kodu głównego, zgodnego z katalogiem odpadów zawartym w Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 9 grudnia 2014 r. Nie można także stosować dowolnego opisu przekazywanego surowca. Każda Karta przekazania odpadu musi zawierać tylko jeden rodzaj odpadu.

UWAGA! Nie w każdym przypadku istnieje wymóg prowadzenia ewidencji odpadów. Ustawodawca określił rodzaje odpadów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji – ich wykaz zawarto w rozporządzeniu Ministra Środowiska z dn. 11 grudnia 2001 roku. Należy także pamiętać, iż przyjęcie odpadu od osoby prawnej zobowiązanej do prowadzenia ewidencji odpadów bez otrzymania KPO jest niedozwolone.

Karta ewidencji odpadów (KEO).

UWAGA! Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Środowiska z dn. 11 grudnia 2001 roku, małe i średnie przedsiębiorstwa wytwarzające odpady niebezpieczne w ilości do 100 kg rocznie, wytwarzające odpady inne niż niebezpieczne, niebędące odpadami komunalnymi, w ilości do 5 ton rocznie, mogą prowadzić ewidencję w formie uproszczonej, w oparciu wyłącznie o Karty przekazania odpadu.

Karta ewidencji odpadów dokumentuje ilość odpadów określonego rodzaju zebranych oraz wytworzonych w danym miesiącu, a następnie sposób postępowania z tymi odpadami. Tak jak KPO, KEO należy wypełniać oddzielnie dla każdego odpadu. Masę odpadów podajemy w megagramach (tonach) z dokładnością do 3 miejsca po przecinku. Posiadacz odpadów jest obowiązany przedstawić dokumenty ewidencji odpadów (KPO, KEO) na żądanie organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli (Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska (WIOŚ)). Ilości odpadów wyliczamy w oparciu o Karty przekazania odpadów, na podstawie których odpad został przekazany wraz z podaniem numerów KPO. Masy odpadów przyjętych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji i wystawiania KPO) należy zsumować osobno i oznaczyć symbolem Z.

WSKAZÓWKA Należy zwrócić uwagę czy nasze oprogramowanie komputerowe służące do prowadzenia ewidencji skupu i sprzedaży surowców wtórnych, sumuje masy skupionych produktów pod odpowiednimi kodami głównymi oraz sporządza Karty ewidencji odpadów w oparciu o zarejestrowaną w systemie dokumentację z podziałem na podmioty zobowiązane do prowadzenia ewidencji oraz zwolnione z jej prowadzenia. Dodatkowo na KEO powinien odrębnie sumować odpady poddane procesom rozsortowania *, czyli wytworzone w punkcie skupu.

* Zakładając, iż wynikiem procesu rozsortowania jest zmiana charakteru lub składu odpadu, prowadząca do zmiany jego kwalifikacji.

Zbiorcze zestawienie danych o odpadach.

W nagłówku użyliśmy skróconej nazwy zestawienia jakie każdy punkt skupu surowców wtórnych (posiadacz i wytwórca odpadów) jest obowiązany przekazać marszałkowi województwa w terminie do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy. Pełna nazwa zestawienia brzmi:

„Zbiorcze zestawienie danych o rodzajach i ilościach odpadów, o sposobach gospodarowania nimi oraz o instalacjach i urządzeniach służących do odzysku lub unieszkodliwiania odpadów”.

W sprawozdaniu należy wypełnić tylko te działy, które dotyczą naszej działalności. W przypadku punktów skupu surowców wtórnych w większości przypadków są to: Dział 2. Zbiorcze zestawienie danych o rodzajach i ilościach wytworzonych odpadów oraz Dział 4. Zbiorcze zestawienie danych o rodzajach i ilościach zebranych odpadów. Dział 1. Dane o posiadaczu odpadów należy wypełnić w każdym przypadku. Zbiorcze zestawienie danych wypełniamy na podstawie prowadzonej przez cały rok ewidencji odpadów, co w praktyce sprowadza się do wybrania odpowiedniej opcji w naszym programie, które automatycznie dokona podsumowania i sporządzi sprawozdanie gotowe do wydruku. Tak jak w przypadku dokumentów KPO i KEO masy podajemy wyłącznie megagramach (tonach) z dokładnością do jednego miejsca po przecinku dla odpadów innych niż niebezpieczne i do trzech miejsc po przecinku dla odpadów niebezpiecznych.

WSKAZÓWKA Ewidencjonowanie skupu i sprzedaży surowców wtórnych możemy powierzyć specjalistycznej firmie, zachęcamy jednak do wyboru odpowiedniego oprogramowania, które wyręczy nas zarówno w tym, jak i wielu innych procesach, unikając w ten sposób dodatkowych i cyklicznych opłat. Ponadto przy aktualnych wymogach prawnych, prowadzenie skupu surowców bez odpowiedniego programu (wypisywanie kwitów ręcznie oraz ich podliczanie) jest bardzo czasochłonne.

Faktury na złom z odwrotnym obciążeniem.

Odwrotne obciążenie to sytuacja, w której sprzedający nie nalicza należnego podatku VAT, a obowiązek podatkowy przerzucony zostaje na nabywcę. Dotyczy to (m.in.) specyficznej grupy towarów, wymienionych w załączniku nr 11 do Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. To m.in. odpady i złom metali nieszlachetnych (PKWiU ex 24.45.30.0) oraz odpady i złom z pozostałych metali (PKWiU ex 38.32.29.0). Odwrotne obciążenie nie dotyczy sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej lub podatników zwolnionych z podatku VAT. Pomimo, iż faktura sprzedaży złomu nie zawiera podatku VAT, sprzedaż należy ująć w ewidencji VAT oraz wykazać w deklaracji VAT-7. Obowiązkowo na fakturze powinna widnieć adnotacja „Odwrotne obciążenie” (w dowolnym miejscu), a w kolumnach VAT oraz Kwota VAT nie należy podawać żadnych kwot. Kolumny te mogą być niewidoczne, pozostać puste lub zawierać symbol o znaczeniu neutralnym (np. -). Nie należy wykazywać stawki 0% lub zamieszczać adnotacji „zw” (sprzedaż zwolniona). Nie ma także obowiązku zamieszczania symbolu PKWiU poszczególnych towarów będących przedmiotem sprzedaży, choć symbol ten można zamieścić.

Deklaracja VAT-27.

Dodatkowym obowiązkiem narzuconym na punkty skupu surowców wtórnych jest składanie „informacji podsumowujących w obrocie krajowym” w postaci deklaracji VAT-27 (art. 101a ust. 2 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Deklarację składa się za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Sporządzanie gotowej deklaracji VAT-27, zarówno w formie do wydruku, jak i pliku XML (służącego do wysyłki deklaracji drogą elektroniczną) powinno być ujęte w funkcjonalności używanego przez nas oprogramowania.

WSKAZÓWKA Oprócz powyższych oprogramowanie dedykowanie branży złomowej powinno mieć możliwość wykonania także innych raportów i zestawień nie określonych bezpośrednio w przepisach, ale umożliwiających kontrolę zakupów oraz sprzedaży, jak np. ewidencję dokumentów skupu, raporty kasowe i obrotu towarem, informacje o stanach magazynowych, a także raporty typowo księgowe jak np. ewidencję faktur, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT (w tym Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT) i inne.

UWAGA! W przypadku kontroli Policji w punkcie skupu surowców wtórnych w zw. z podejrzeniem zakupu złomu pochodzącego z kradzieży, program powinien umożliwiać wydruk zestawienia dokumentów skupu (FPO) wystawionych wyłącznie dla wskazanej przez Policję osoby.

Autor opracowania: Jakub Morawski

Prawa autorskie © Autor wyraża zgodę na kopiowanie powyższego opracowania w pod warunkiem zalinkowania do źródła.